Organizando a papelada e por quanto tempo devo guardar papéis

Por mais que a era digital tenha nos permitido usar muito menos papel do que antigamente, ainda guardamos muitos. Desde que comecei a busca pelo minimalismo, tenho adotado algumas maneiras de lidar com eles.

Receber o mínimo de papel

A primeira coisa que eu fiz foi trocar para digital tudo o que fosse possível: fatura do cartão de crédito, conta do celular, aluguel do apartamento etc. Geralmente as empresas oferecem essa opção, e algumas até incentivam, dando pontos ou coisas do tipo. Então já nem recebo essas.

Também não pego panfletos pela rua, e sempre falo para não imprimirem minha via quando compro algo no cartão de crédito. Dessa forma, recebo bem menos papel do que antes.

Contei mais lá no início do blog, no post Digitalizando Papéis.

Manuais de produtos que ainda estou guardando, porque ainda uso os produtos.

Saber por quanto tempo devo guardar comprovantes e documentos

Resolvi fazer uma pesquisa mais aprofundada para descobrir por quanto tempo preciso guardar cada tipo de  comprovante de pagamento e outros documentos do tipo. Infelizmente, não achei uma resposta única. Tem algumas leis que definem uns prazos, mas tem outras definições que não são muito claras.

Para resumir e não ter que ficar decorando cada detalhe, peguei essas informações, organizei na minha cabeça pecando pelo excesso e estou adotando o seguinte:

– Comprovantes relativos a objetos (cupom de compra, garantia, nota fiscal): durante a vida útil do objeto.

– Luz, água, telefone, cartão de crédito, mensalidade escolar, impostos: 5 anos.

– Documentos de empresas, caso você já tenho sido sócio de alguma: para sempre.

Para saber mais detalhes, vale a pena ler e consultar essas duas matérias:

Por quanto tempo devo guardar meus comprovantes de pagamento?

Quer se livrar da papelada? Veja os prazos para guardar documentos

Reavaliar a papelada periodicamente

Como tem essa questão toda dos prazos, é importante revisitar os papéis de tempos em tempos. Mas não só por isso.

Acabamos guardando alguns documentos, comprovantes e papelada em geral que são importantes só durante um tempo.

Alguns que encontrei na minha última analisada, por exemplo:

– extrato mensal de ações (já troquei para digital, mas tinha alguns em papel guardados);

– comprovantes de ponto do meu antigo trabalho;

– exame de sangue que imprimi para levar ao médico (mas tenho a versão digital).

Então, como quase tudo no minimalismo e na vida, é um cuidado constante que temos que ter. Já até escrevi post sobre isso no blog antigo: Desapegando dos papéis (de novo). E aqui estou eu fazendo uma nova seção de desapego de papéis, e escrevendo mais um post sobre o assunto. Devagar e sempre.

Guardar separadamente

Como são muitos, sobre os mais diversos assuntos, um cuidado importante que tenho é guardar os papéis separadamente. Assim, fica tudo organizado e muito mais fácil de encontrar um específico, quando preciso.

Eu uso fichários, desses de colégio, e guardo cada tipo de papel dentro de um plástico. Tem o plástico dos documentos do carro, outro do apartamento em que eu moro, outro para cada empresa que trabalhei, outro para documentos do plano de saúde e por aí vai.

Tenho ainda uma pastinha específica para documentos pessoais (certidão de nascimento, diploma da faculdade, passaporte etc.), um outro fichário para os documentos do imposto de renda, separados por ano, e um outro ainda para os documentos da empresa que já tive.

Evitar receber papéis inutilmente, saber quanto tempo guardar, revisitá-los de tempos e tempos e mantê-los organizados não dá tanto trabalho assim… E as vantagens são imensas.